HC Textbausteinverwaltung für Microsoft Office Word und Outlook

Anwendungsbeschreibung

Zur Erstellung von WORD / Outlook Dokumenten bietet HC Solutions eine Erweiterung für MS Word zur Erstellung, Verwaltung und Suche von Textbausteinen an, die unternehmensweit eingesetzt werden kann, um so eine zentrale Textbausteinverwaltung für alle Mitarbeiter zur Verfügung zu stellen.
Die Erfassung, Änderung und Kagegorisierung von Textbausteinen erfolgt direkt in Word / Outlook. Die Verwendung der zentralen Textbausteine in Word / Outlook ist durch die vertraute Benutzeroberfläche einfach möglich.
Eingebunden in die Word / Outlook Oberfläche können die Anwender in strukturierter Form auf Textbausteine zugreifen. Eine Selektion nach Dokumentenart und Thema erlaubt eine elegante Vorfilterung, um nur Bausteine für die jeweilige Verwendungssituation angezeigt zu bekommen. Eine Suchfunktion erlaubt das schnelle Finden von Textbausteinen.
Per Mausklick ist der Textbaustein mit allen Inhalten und Formatierungen im Word / Outlook Dokument gelandet. Durch die Auswahl mehrerer Bausteine können große Dokumente in einem Arbeitsgang erstellt werden.
Auch das Erstellen und Pflegen der Bausteine erfolgt direkt in Word / Outlook und schafft damit eine durchgängige und einfache Benutzeroberfläche. Das Überarbeiten und Ändern ist auf Tastendruck ebenfalls in Word / Outlook möglich.
Die Verwaltung der Textbausteine erfolgt in einer SharePoint Liste. Dort lässt sich auch die Strukturierung der Bausteine bearbeiten und die Such- und Ablagestruktur jederzeit korrigieren.

Erstellen/Verwalten
- Einfaches Erstellen der Textbausteine direkt in Word /
Outlook
- Sofortige Kategorisierung möglich
- Textbausteine mit Formatierung und Grafik
- Zentrale Verwaltung in einer SharePoint Liste

Suche
- Kontextbezogene Suche
- Selektion nach Dokumententyp/Bezeichnung

Sonstiges
- Webfähige Anwendung
- Standardrechtesystem (optional erweitertes Rechtesystem möglich)
- Volle Integration in die vertraute Word /Outlook Oberfläche möglich

Mehrwert der HC Textbausteinlösung
- Firmenweite einheitliche Textbausteine die für alle Mitarbeiter in Word / Outlook zur Verfügung stehen
- Einfache Umsetzung der Unternehmens CI-Richtlinie
- Einfache Bedienbarkeit durch volle Word Integration
- Erstellung und Kategorisierung von Textbausteinen direkt in Word / Outlook
- Einfache Aktualisierung von Textbausteinen direkt in Word / Outlook
- Zentrale Gruppierung und Verwaltung auf kostenloser SharePoint Plattform
- Zugriff auf zentrale Textbausteine von überall möglich