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GOB Software & Systeme

unitop DMS - Dokumentenmanagement

von GOB Software & Systeme

Mit unitop DMS bietet die GOB ihren Kunden eine branchenübergreifend einsetzbare Lösung für ein effizientes Dokumentenmanagement. Dabei berücksichtigt sie auch die speziellen Anforderungen unterschiedlicher Branchen (z.B. Stahl, Verband, Industrie, Handel) – hierzu tragen zahlreiche spezifische Erweiterungen bei.

unitop DMS basiert auf Microsoft Dynamics NAV, die Dokumentenablage erfolgt in SharePoint. Die Lösung integriert standardmäßig alle kaufmännischen Dokumente, so z.B. Lieferscheine, Rechnungen, Briefe und Mails, sowie technische Dokumente wie Zeichnungen oder Artikelbilder. Sämtliche in der Warenwirtschaft erzeugten und benötigten Dokumente werden zentral gespeichert. Damit ist ein schneller und ortsunabhängiger Zugriff gewährleistet – Suchzeiten verringern sich deutlich.

Zusätzlich geht die GOB aber noch einen Schritt weiter und bietet ihren Kunden mit unitop ECM eine Enterprise-Content-Management-Lösung an. Diese erweitert unitop DMS und stellt alle zu verwaltenden Dokumente auf einer einheitlichen Plattform bereit. Und zwar auch solche, die keinen Bezug zur Warenwirtschaft aufweisen. Dazu gehören beispielsweise Verfahrensdokumentationen, Veranstaltungsplanungen, Reisedokumente, Vorträge, Gebäudepläne, Prozessbeschreibungen, interne Anweisungen und QM-Handbücher. Hintergrund ist, dass nicht alle Mitarbeiter eines Unternehmens in der Warenwirtschaft arbeiten. Die Folge: Von ihnen erzeugte Dokumente werden häufig von einer DMS-Lösung nicht erfasst und es steht kein vollständiger Informationspool zur Verfügung. Mit unitop ECM wird dieses Problem gelöst, da alle Abteilungen eingebunden sind, so z.B. auch das Marketing. Damit wird die interne Unternehmenskommunikation deutlich vereinfacht und optimiert. Denn neben dem Dokumentenmanagement umfasst unitop ECM auch das Wissens- und Workflow-Management (Wikis, Blogs etc.) sowie das Thema Langzeitablage.

Mit unitop DMS und unitop ECM realisieren Anwender eine deutliche Prozessoptimierung. Beide Lösungen stellen Unternehmen eine umfangreiche und einheitliche Datengrundlage bereit, auf deren Basis fundierte und schnelle Entscheidungen getroffen werden können.

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