10. Juni 2013

Pinpoint „Partner des Monats”

Ute Hlasek IT-Professional / EDV-Dozentin bringt Volkshochschulen in die Cloud

Die Volkshochschulen sind in der Erwachsenenbildung die Ansprechpartner für Arbeitssuchende, Beschäftigte und kleine Unternehmen um sich in neuen Computertechnologien schulen zu lassen.

Schon seit langem lassen sich Beschäftigte in den Microsoft Produkten im Bereich Betriebssysteme und Office-Programme ausbilden und X-Pert zertifizieren.

Die neuen Cloud-Technologien sind sowohl für Benutzer, als auch für deren VHS-Dozenten eine Herausforderung. Da ich selbst Freiberufliche EDV-Dozentin an 5 Volkshochschulen in meiner Region in Niedersachsen bin, habe ich mich als Microsoft Partner und Cloud Essentials Partner schon seit geraumer Zeit mit Cloud-Technologien im Allgemeinen und Microsoft Office365 im Besonderen befasst. Nun unterstütze ich diese Volkshochschulen beim Weg in die Cloud.

 

Welche Vorteile bringt die Cloud für die Volkshochschulen?

Für die Institution VHS

Microsoft war schon immer bemüht, Weiterbildungs-Institutionen mit besonders günstigen Preisen bei der Ausstattung der Rechner mit Microsoft Software Produkten zu unterstützen.

Im Bereich Cloud bietet Microsoft mit dem Produkt Office365 Plan A2 sogar eine Möglichkeit kostenlos an die aktuellen Cloud-Produkte zu gelangen. 

 

Für die Mitarbeiter in der Verwaltung

Viele Volkshochschulen haben nur einen kleinen Mitarbeiterstamm der alle Verwaltungsaufgaben erledigen muss. Die Kosten für eine VHS eigene Serverstruktur übersteigt oft die finanziellen Mittel. Trotzdem benötigen sie gut funktionierende Kommunikationsmittel, wie eine gute Mail- und Kalenderverwaltung, Synchronisation der Daten aufs Handy und die Möglichkeit in jemandes Kalender Termine nachtragen oder prüfen zu können, oder zur Ansicht freizugeben. Alles Dinge, die gut mit Hilfe eines Exchange Servers erledigt werden können. Doch viele Volkshochschulen haben niemand der solch einen Server administrieren könnte und müssen oft auf externe IT-Berater/Supporter zurückgreifen.

Office365 nimmt Ihnen verschiedene Sorgen ab: 

  • Die Server stehen in den Microsoft Rechenzentren in Irland und Amsterdam (für gegenseitiges Backup) und werden von Microsoft Technikern zuverlässig am Laufen gehalten
  • Benutzer in der Cloud können über ein einfaches Portal eingerichtet und verwaltet warden
  • Für diejenigen mit einem Microsoft Partner Ihres Vertrauens gibt es sogar die „Delegierte Administration“, sodass die Benutzereinrichtung auch vom geschulten Partner ausgeführt werden kann.

Für die Dozenten

Jeder EDV-Dozent muss, um effektiv Kurse anbieten zu können, sich in den zukunftsträchtigen Technologien schulen. Nur so kann er das erworbene Wissen an VHS-Teilnehmer weitergeben.

Die Nachfrage nach Cloud-Technologien ist groß. Um den zukünftigen Bedarf zu decken, muss man also intensiv üben. Was wäre also besser, als die Office365 Produkte zu nutzen. Das wird durch den kostenlosen Plan A2 für Dozenten und Teilnehmer deutlich vereinfacht. Auch die Handy-Synchronisation mittels Exchange-Active-Sync oder das Speichern von Daten als Kursvorbereitung auf dem Skydrive oder in Sharepoint, hilft den Dozenten, wenn sie aus Versehen den USB-Stick vergessen haben.

 

Welche Vorteile bietet dies für alle die sich um eine EDV-Fortbildung an den Volkshochschulen bemühen?

Für die Teilnehmer 

Wichtig für die Teilnehmer ist, dass die Volkshochschulen aktuelle Software-Produkte aus dem EDV-Sektor in Ihrem Programmheft anbieten. Weiterhin müssen die Schulungsrechner so ausgestattet und konfiguriert sein, dass man das Arbeiten in einer aktuellen Büroumgebung simulieren kann, um den größtmöglichen Lerneffekt zu erreichen und zum Beispiel auch Frauen, die nach der Babypause zurück in den Job wollen, technisch auf den neuesten Stand bringt.

 

Für kleine und mittlere Unternehmen

Da kleine und mittlere Unternehmen oft den Weg scheuen sich eigene Server anzuschaffen, wird Office365 das Produkt für diese Unternehmen sein. So erlangt die Firma alle Funktionalität einer Serverumgebung ohne Hardware/Software, Lizenz- und Supportkosten. Nur die monatlichen Abonnement-Preise bestimmen, wie viel Funktionalität es sein soll.

Als die Jobcenter noch Arbeitslose förderten, waren diese oft Teilnehmer an VHS-EDV-Kursen. Nach Stopp der Förderung kranken viele Volkshochschulen an  sinkenden Teilnehmerzahlen bei den EDV-Kursen. Die EDV-Räume sind nicht mehr voll ausgelastet.

Diesem Trend ließe sich begegnen, wenn die Volkshochschulen mehr EDV-Firmenschulungen anbieten, gerade bei den KMU-Firmen (Kleine und mittlere Unternehmen)

 

Welche Tätigkeiten kann ich als Microsoft Partner für die Volkshochschulen übernehmen und sie so beim Weg in die Cloud unterstützen?

Durch meine guten Englisch Kenntnisse bin ich durch amerikanische Webcasts zur Weiterbildung schon über neue Entwicklungen im EDV-Sektor informiert, bevor diese Produkte auch den deutschen Markt erreichen. Durch meine lange IT Erfahrung, auch international, bin ich mit komplexen IT-Infrastrukturen vertraut. Als Microsoft Partner bin ich gut geschult im Bereich Office365.

Durch alle diese Erfahrungen und die als aktive EDV-Dozentin, bin ich in der Lage die Volkshochschulen direkt zu unterstützen: 

  • Zusenden einer Test-Empfehlung für Academic Plan A3
  • Aufnahme der VHS-Domäne im Office365 Admin-Portal
  • Unterstützung bei der Kommunikation mit dem ISP der VHS um DNS Einträge zu erstellen
  • Unterstützung beim Nachweis der Bezugsberechtigung
  • Übernahme der „Delegierten Administration“
    • Erstellen oder Importieren der Liste neuer Benutzer
    • Zuweisen von Lizenzen
    • Konfiguration der Rechner
    • Konfiguration der Handys
    • Schulung der Nutzung des Office365 Portals

Dank des Microsoft Portals Pinpoint und des Microsoft Office365 Marketplace erfahren auch andere Volkshochschulen von meinem Unterstützungsangebot.