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triomis smartdocuments for Dynamics CRM

(Von 4 Kunden bewertet)
  • Dienstleistungstyp:

    Beratung, Dienstleistung
  • Geschäftsanforderungen:

    Dokumentverwaltung, Entwicklung von Geschäftsanwendungen
  • Kompatibel mit:

    Microsoft Dynamics CRM 4.0, Microsoft Office SharePoint Server 2007, Microsoft SharePoint Server 2010
  • Branche:

    Allgemein – Für alle Märkte

Mitarbeiter benötigen ein Werkzeug, um die in den Geschäftsanwendungen enthaltenen Daten, Ansichten und Aktionen in einem ihm bekannten und effektiven Kontext darzustellen.

Die triomis smart documents sind ein solches Werkzeug und überwinden die Anwendungsgrenze zwischen Geschäftsanwendung und dem Office System.
Unser Ziel war die Entwicklung einer Lösung, die die Mitarbeiter mit ihrem bereits vorhandenen Wissen über die Anwendung von Microsoft Office in die Lage versetzen sollte, die erstellten Dokumente mit Daten aus Microsoft Dynamics CRM füllen zu können.
Die Verwendung der gewohnten Serienbrieffunktionalität von Microsoft Word führt zu diesem Ziel. Zur Erstellung der entsprechenden Wordvorlagen werden über den Metadatenservice von Microsoft Dynamics CRM die für die verschiedenen Entitäten vorhandenen Metadaten abgefragt und als Steuerdatei zur Verfügung gestellt. Dabei werden die gleichen Bezeichnungen verwendet, wie der Mitarbeiter es vom CRM Frontend gewohnt ist. Alle in Word zur Verfügung stehenden Möglichkeiten zur Gestaltung der Serienbriefe können genutzt werden.
Zur Laufzeit werden die Daten aus CRM dynamisch in das Serienbriefdokument geladen. Hierbei stehen dem Mitarbeiter zwei unterschiedliche Modi zur Verfügung. Der Aufruf des Worddokuments aus CRM heraus oder der Nutzung von Word aus. Dort kann der Anwender ein neues Dokument, basierend auf den Vorlagen, erstellen. Zur Auswahl der CRM-Daten steht ihm hier ein Aufgabenbereich zur Verfügung.
Der CRM Metadatenservice wird genutzt, um die Einstellungen für die Schnellsuche und den Aufbau der Auswahllisten für die Suchergebnisse aus CRM abzurufen. Der Mitarbeiter hat so eine einheitliche, anpassbare Oberfläche in seiner Office Applikation. Die Konfiguration und Anpassung erfolgt zentral über die Administration von Microsoft Dynamics CRM.
Die Auswahl individueller Texte innerhalb der Vorlagen für die Entitäten Briefaktivität, Angebot, Auftrag und Rechnung wird über Autotexte realisiert.
Über einen Satz von konfigurierbaren Befehlen kann die weitere Verarbeitung des Dokuments gesteuert werden. Neben der Möglichkeit, die Dokumente an die entsprechenden Objekte in CRM anzuhängen, können sie auch in Dokumentenbibliotheken in SharePoint Sites oder traditionell im Dateisystem gespeichert werden.
Der erste Schritt zu einer zentralen Dokumentenverwaltung!

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