IT-Improvement

Meeting-Protokoll Erstellung und Verwaltung mit Outlook.

von IT-Improvement

In einem Unternehmen werden täglich viele Meetings geführt, die entsprechend den internen Compliance Regelungen zu dokumentieren und abzulegen sind.

Um die Mitarbeiter hierbei zu unterstützen und gleichzeitig eine Standardisierung der Dokumentation zu erreichen, wurde eine Lösung erarbeitet, die auf den zentralen Produkten Microsoft Office SharePoint Server 2007, Word und Outlook basiert.

Die Lösung basiered auf zwei Outlook AddIns, einer zentralen SharePoint Protokoll Seite und eines unternehmensspezifischen Templates für einen Besprechungsarbeitsbereich.

Jeder interne Teilnehmer eines Meetings kann nach der Planung des Meetings ein Meeting-Protokoll generieren. Hierbei werden die entsprechenden Informationen aus dem Outlook Termin übernommen und in die ausgewählte Protokoll-Vorlage übertragen und im zentralen SharePoint Protokoll Bereich gespeichert.

Jeder über Outlook eingeladene, interne Teilnehmer des Meetings kann nun über Outlook oder seinem Protokoll-Bereich im SharePoint auf das jeweilige Protokoll zugreifen.

Ähnlich verhält es sich mit dem Besprechungs-arbeitsbereich. Hier wird basierend auf der ausgewählten Vorlage ein entsprechender  Besprechungsarbeitsbereich erstellt. Jeder Teilnehmer kann nun diesen Besprechungsarbeitsbereich in einem vorgegebenen Rahmen für das Meeting anpassen, Dokumente hochladen, Aufgaben verteilen und zum Abschluss ein Protokoll erstellen.

In einer Vorlage wurde z.B. eine dreistufige Gliederung der Meeting Punkte realisiert und zwar Ablauf-Punkt, Themen des jeweiligen Ablaufpunktes und Aufgaben
zu den einzelnen Themen.

Neben der Möglichkeit des Zugriffes auf das Protokoll beiehungsweise den Besprechungsarbeitsbereich über Outlook kann jeder interne SharePoint User auch über seine Protokoll-Seite auf die einzenen Bereiche zugreifen.

Für Meeting-Protokoll Erstellung und Verwaltung mit Outlook. stehen noch keine Kundenbeurteilungen zur Verfügung.

Beurteilung übermitteln

Die eingereichten und zum Ausdruck gebrachten Meinungen und Ansichten spiegeln nicht die Meinung von Microsoft wider.