Digitaldocu

Descripción de la aplicación

Digitaldocu es una solucion de software basada en Web 2.0 Se estructura alrededor de 3 partes interconexionadas entre sí. Estas partes son el servidor de DigitalDOCU ( https://www.digitaldocu.es ), el servidor de la red local y el equipo del usuario que ejecuta la interfaz web.

Con esta disposición se consigue que los archivos gestionados no viajen por Internet, a no ser que el usuario esté fuera de la red local. Los archivos están en el servidor del cliente, dentro de su red local, y es el único contenedor del archivo digitalizado. El servidor de DigitalDOCU contiene la base de datos para la ejecución de la aplicación pero no los archivos.

Los archivos se guardan en el disco duro del servidor utilizando un path de 3 subdirectorios, como mínimo y de 5 subdirectorios como máximo, a partir del directorio designado como raíz. Se guardan sin encriptar y sin comprimir, es decir que el administrador de la red podría tener acceso desde el propio sistema operativo en caso de fallo de uno de los sistemas implicados.

La interfaz de gestión de documentación cuenta con 5 pestañas para la realización de las tareas:



1. Escanear. Se obtiene el documento desde el escáner, se firma con el certificado del cliente y se deja en el directorio de scan.

2. Archivar. Desde el directorio de scan, se van guardando los documentos obtenidos desde el escáner, eligiendo la categoría, tipo y subtipo donde almacenar el documento.

3. Visualizar. Una vez archivada la documentación es accesible desde la pestaña de visualizar, donde tenemos la posibilidad de filtrar la búsqueda por año, categoría, tipo, subtipo o nombre de documento. Desde aquí se inicia el cierre de los períodos impositivos para las facturas de proveedores digitalizadas certificadamente.

4. Cierres. Esta pestaña permite la carga de los cierres efectuados desde la pestaña de visualizar.

5. Digitalmail. Esta nueva pestaña permite el archivo de correos electrónicos en base de datos independiente de cualquier cliente de correo electrónico.
Digitalmail es la herramienta perfecta que cubre sus necesidades cuando:

Digitaldocu es multiusuario, permitiendo la definición de permisos para la gestión de la documentación guardada, mediante roles de usuarios. También permite la monitorización de las acciones realizadas por los usuarios sobre el archivo digital