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DocuDyne ~ドキュメントの部品化管理手法により文書の作成/管理効率を大幅に向上~

作成者: インディゴ株式会社
  • アプリケーションの種類

    社内アプリケーション
  • ビジネス ニーズ

    文書管理
  • 互換性

    Microsoft Office SharePoint Server 2007 Microsoft Office Word 2007 SQL Server 2008 Standard Edition
  • 注力産業

    バイオ/医薬/医療器具 金融 全般 - すべてに該当

インディゴ株式会社は企業の内外で増え続ける情報を「リエディット/リバリュー」することを目的に、Open Office XML及びセマンティック関連の技術に注目し、それら要素技術を活用した革新的なソリューションの開発/提供を行っております。

「DocuDyne」は、Open Office XMLの技術を活用し、組織内に散在する多種多様なドキュメント資産を再利用・再活用することをWord2007とSharePoint Server 2007で実現したECM(Enterprise Contents Management)ソリューションです。

ドキュメント資産をWord文書形式のまま資産管理し更に「部品化」と「標準化」を行うことで、企業における文書管理と作成業務の品質と効率を大幅に向上させることが可能となります。

【DocuDyneの主要な機能】

●ドキュメントの部品化/標準化

ドキュメント資産の中から共通・共有される文書要素を抽出し、標準化した部品として登録管理することで再利用することができます。

部品はWord2007上から直接登録や組み立てなどの操作ができ、文書作成者はWord2007を使って登録されている部品を利用して簡単に文書を組み立てることでドキュメントの作成ができます。

標準化された部品とテンプレートを活用しドキュメントを作成することで、作成時間の短縮だけではなく、誤字脱字などの文書作成上の人為的ミスが防止でき、校閲や確認にかかっていた時間も大幅に削減ができます。

部品化機能においては、部品化された文の変更・更新内容を、その部品が使用されているドキュメントに自動反映することが可能です。

これにより、複数の関連ドキュメントをそれぞれ手作業で更新し、また、更新対象ドキュメントに漏れがないか時間をかけて確認していた作業の手間が大幅に削減されます。

標準化により、文章の表示と表記の統一および文章構造の統一を行い、社内のドキュメントすべてを標準化します。

●レイアウト指示書機能

従来の「組立指示書機能」の機能拡張により、部品の配置順序のみならず、表の任意のセルへの部品配置など、部品の詳細な配置レイアウトを設定することが可能になりました。

●新旧対照表形式の差分管理

文書改版時の文言変更/削除/追加、段落の追加/削除/移動などについて、詳細な差分比較を自動生成することが可能です。

差分管理にあたって、Excelやブラウザ形式の新旧対照表として自動出力ができ、差分/変更箇所の可視化がきわめて容易に行えます。

最新バージョンでは、新旧対照表自動生成機能がWord形式での出力にも対応し、文書作成業務に即して多様な表示が可能となり、更なる業務の効率化を実現しました。

また、テキスト内容の比較に留まらず、レイアウト上の差異に対しても、確実に差分を生成し表示することも可能となりました。

これにより文書作成者は、新旧対照表の用途に応じて、様々な表示と表現スタイルで新旧対照表をWordで出力でき、変更箇所の可視化と平明化を効果的に実現できます。

●新旧対照表形式での編集入力機能

文書作成者は使い慣れたWord上で対象文書を新旧表形式で開き新文書側の編集を行う事により、新旧対照表と新文書を一度に作成する事ができます。この機能により、従来の新文書を作成してから新旧対照表を作成する手順に比べ、新旧対照表の作成にかかる作業時間が短縮され、文書作成業務の効率を大幅に改善します。

●高度な検索

Wordの書式スタイルで、文書に意味構造を付与することで、章/節/項などの意味構造レベルでの高度な検索が可能です。

例えば、『条見出しの文言』のみを対象に絞り込み検索を実行するなど、全文検索のほかに対象を絞った高度な絞り込み検索ができます。

●ユーザーアクセス管理

管理者・編集者・閲覧者の権限設定をライブラリ単位、フォルダ単位で管理することが可能です。またそのアクセスログの管理も行えます。

●自動版管理

Microsoft Office SharePoint Server 2007のバージョン(版)管理機能により、文書更新時に自動的にバージョン番号が付与され、文書ファイルは更新に対するバージョン番号で管理されます。

管理される文書の各バージョンに対して、バージョン番号、更新者(ログインユーザ名)、更新年月日などの付帯情報が自動的に付与されます。

バージョン管理においては、草案段階の文書であるマイナーバージョンと、内容が承認され完成されたメジャーバージョンに分けて管理を行います。

●ワークフロー機能

ワークフローの開始は、ブラウザ上のドキュメントライブラリに一覧表示されたドキュメントリストおよびWord2007から起動することが可能です。

利用できるワークフローはMicrosoft Office SharePoint Server 2007プリセットの並列型と順次型の承認ワークフローとなります。

また、ワークフローのステータス管理が可能で実行中および完了したワークフローの状態と履歴が確認できます。

【DocuDyneの適用分野】

●内部統制の基礎となる、業務規定/マニュアル文書の作成、公開、管理・保険業全般

●保険約款/しおり文書の作成、公開、管理・製造業全般

●技術標準仕様/製品仕様文書の作成、公開、管理・製造業/サービス業全般

●ユーザマニュアルの作成、公開、管理

【DocuDyne導入事例】

住友生命保険相互会社様での保険約款管理用途での導入事例
http://www.microsoft.com/japan/showcase/sumitomolife2.mspx

Open XML ファイル形式の機能を活用した

[対応バージョン: SharePoint Server 2007]

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